FAQs – Gruppen

 

  • Wie soll ich meine Gruppenstruktur anlegen?

Die Gruppenstruktur kann flexibel an die Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst werden. Benutzer können beispielsweise nach Zielgruppen, Themengebieten, Abteilungen oder einer Kombination daraus organisiert werden. Da Benutzer mehreren Gruppen gleichzeitig angehören können, lässt sich die Gruppenstruktur vielseitig und zweckorientiert einsetzen.

  • Wieso verliert der User Zugriff auf eine Gruppe?

Die Gruppenzuordnung eines Lernenden basiert unter anderem auf unterschiedliche Attribute, daher ist es wichtig, dass die Lernenden eingeschränkten Zugriff auf ihre Eigenschaften haben. Wird ein Attribut seitens des Lerners angepasst, kann dieser den Zugriff auf die entsprechende Gruppe verlieren.

Unter Super Administrator > Einstellungen > Benutzereigenschaften können Sie für jedes Attribut einstellen, ob es von den Lernenden bearbeitet werden kann oder nicht.

  • Ein Lernelement lässt sich keiner Gruppe zuordnen. Woran kann es liegen?

Bevor Inhalte einer Gruppe zugewiesen werden können, müssen diese zum einen mit Inhalten befüllt sein und zum anderen auch veröffentlicht werden.

Im Detail bedeutet dies:

    • Bei Kursen, Medien und Präsentationen müssen entsprechende Inhalte hochgeladen sein, Kursreihen müssen mindestens einen Inhalt, Seminare mindestens ein Meeting und Tests mindestens eine Frage enthalten, bevor sie einer Gruppe hinzugefügt werden können.
    • Inhalte, für die eine Versionierung möglich ist (derzeit Kurse und Kursreihen), müssen zusätzlich noch mittels des Buttons „Version veröffentlichen“ publiziert werden, bevor sie in der Gruppenzuordnungstabelle gelistet werden.
  • Wieso kann ich meine Mitarbeitenden nicht zu einer Gruppe hinzufügen?

Wenn die betreffenden Benutzer nicht in der Liste erscheinen, könnte es daran liegen, dass sie inaktiv sind. Bitte überprüfen Sie in der Benutzerübersicht, ob bei den entsprechenden Benutzern ein Pfeil-Symbol (1) angezeigt wird. Über dieses Symbol können die Benutzer wieder reaktiviert und anschließend in der Gruppenstruktur zur Gruppe hinzugefügt werden.

  • Ich möchte die Gruppenstruktur ändern. Was muss ich beachten?

Wenn Sie die Gruppenstruktur ändern möchten und zudem sicherstellen wollen, dass die Lernenden ihre Lernfortschritte beibehalten und keine zusätzlichen Benachrichtigungen versendet werden, ist es wichtig, zunächst die neue Gruppenstruktur aufzusetzen und die Lernenden sowie die entsprechenden Inhalte hinzuzufügen. Anschließend können Sie die Lernenden und die Inhalte aus den alten Gruppen entfernen und die Gruppen löschen.

Diese zeitliche Überschneidung der alten und der neuen Gruppenstruktur ist besonders bei Seminaren und Pflichteinheiten relevant. Sobald Lernende den Zugriff auf ein Seminar verlieren (das Seminar oder die Lernenden aus der Gruppe entfernt werden), werden diese automatisch von dem Seminar abgemeldet. Ähnliches gilt bei Pflichteinheiten. Wenn zunächst die Lernenden oder die Pflichteinheit aus der Gruppe entfernt werden, verlieren die Lernenden den Zugriff auf diese Pflichteinheit und würden eine neue initiale Benachrichtigung zur Bearbeitung der Einheit erhalten, wenn sie der neuen Gruppe zugewiesen werden.

  • Warum sind meine Gruppen nach dem CSV-Import nicht korrekt strukturiert?

Die Gruppenstruktur von händisch erstellten Gruppen kann ausschließlich manuell aktualisiert werden. Die Benutzereigenschaften der Benutzer in der Gruppe können weiterhin über den CSV-Import aktualisiert werden.

Bei händisch erstellten Gruppen mit Zuordnungsbedingungen kann es nach einem CSV-Import zu Änderungen kommen, wenn entsprechende Benutzereigenschaften aktualisiert werden. Benutzer werden nur dann automatisch aus einer Gruppe entfernt, wenn in den Benutzereigenschaften die Einstellung “Automatische Entfernung” aktiviert ist.

Ausführliche Informationenzum Aktualisieren von Benutzern per CSV-Import finden Sie hier.

  • Was passiert, wenn ich eine Lerneinheit aus einer Gruppe entferne, in der eine Kompetenz hinterlegt ist?

In dem Fall, dass eine Kompetenz einem Seminar zugewiesen wurde und das Seminar anschließend aus der Gruppe entfernt wird:

    • Bleibt diese Kompetenz in der Statistik erhalten und die Benutzer behalten diese Kompetenz.
    • Diese Kompetenz ist sowohl in den Statistiken als auch im Benutzerprofil weiterhin sichtbar.

 

  • Was ist der Unterschied zwischen „Zuweisung entfernen“ und „Sichtbarkeit ändern“?

In den Gruppeneinstellungen können Sie steuern, ob Benutzer Zugriff auf eine Lerneinheit haben. Dafür können Sie eine Zuweisung entfernen oder die Lerneinheit für eine Gruppe vorübergehend unsichtbar schalten.

In beiden Fällen verlieren die betroffenen Benutzer den Zugriff auf die Lerneinheit. Sie wird nicht mehr in der Kursübersicht angezeigt. Bei Seminaren verlieren Benutzer außerdem ihre Plätze in zukünftigen oder noch nicht abgeschlossenen Terminen.

Bereits vorhandene Lernabschlüsse und Fortschritte bleiben jedoch im Benutzerprofil erhalten.

Der wesentliche Unterschied besteht in der Auswertung der Lernfortschritte:

  •  Zuweisung entfernen: Die Lernfortschritte werden nicht mehr in den normalen Statistiken angezeigt. Sie können ausschließlich über den Filter „Nicht zugewiesene Einheiten“ ausgewertet werden.
    • Dabei ist keine Auswertung nach Gruppe möglich.
    • Der Filter „Nicht zugewiesene Einheiten“ berücksichtigt nur Lerneinheiten, die keine aktive Zuweisung mehr haben – weder über eine Gruppe noch durch eine individuelle Zuweisung.
    • Wenn die Lerneinheit weiterhin anderen Gruppen oder Benutzern zugewiesen ist, werden die Lernfortschritte der entfernten Zuweisung nicht unter „Nicht zugewiesene Einheiten“ angezeigt.
  • Sichtbarkeit ändern: Wird eine Lerneinheit für eine Gruppe auf „unsichtbar“ geschaltet, bleiben die vorhandenen Lernfortschritte weiterhin in den normalen Statistiken enthalten.

Unsere Empfehlung: Wenn die bisherigen Lernfortschritte für die Auswertung weiterhin relevant sind oder möglicherweise später noch benötigt werden, empfehlen wir, die Lerneinheit unsichtbar zu schalten, anstatt die Zuweisung vollständig zu entfernen.