Pflichteinheiten
Warum nutzt man Pflichteineiten?
Das nectar LMS bietet die Möglichkeit, Lerneinheiten als Pflichteinheiten zu kennzeichnen. Dadurch lassen sich Compliance-Schulungen, wichtige Bestandteile des Onboardings sowie gesetzlich vorgeschriebene Unterweisungen einfach und automatisiert verwalten.
Benutzer behalten jederzeit den Überblick über ausstehende Pflichteinheiten und deren Deadlines. Automatische Erinnerungen unterstützen sie dabei, Fristen einzuhalten. Gleichzeitig werden Vorgesetzte bei Bedarf informiert, sodass der Fortschritt der Pflichtschulungen ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand nachverfolgt werden kann.
Pflichteinheiten helfen Unternehmen dabei, gesetzliche und interne Schulungsanforderungen zuverlässig einzuhalten und den manuellen Aufwand für die Organisation und Nachverfolgung verpflichtender Schulungen deutlich zu reduzieren.
Grundlegendes
Alle Arten von Lerneinheiten können als Pflichteinheiten festgelegt werden. Dies gilt sowohl für komplette Lernpfade (Kursreihen und Lernboxen) als auch für einzelne Lerneinheiten innerhalb eines Lernpfads. Eine Pflichteinheit gilt als erfüllt, sobald der Benutzer die entsprechende Lerneinheit erfolgreich abgeschlossen hat.
Benutzer sehen eine Deadline, bis zu der die Lerneinheit abgeschlossen werden muss. Benutzer können bis zu drei Systemnachrichten erhalten:
- eine Benachrichtigung bei der ersten Zuweisung,
- sowie bis zu zwei Erinnerungen, solange die Lerneinheit noch nicht abgeschlossen wurde.
Wird die Lerneinheit nicht fristgerecht abgeschlossen, kann anschließend der Vorgesetzte darüber informiert werden.
Die Deadline wird Benutzern sowohl auf der Kursübersicht als auch auf der Informationsseite der Lerneinheit angezeigt. Nach erfolgreichem Abschluss der Lerneinheit wird die Deadline nicht mehr angezeigt.
Pflichteinheiten können mit einer Gültigkeitsdauer kombiniert werden, um wiederkehrende Schulungen, beispielsweise jährliche Pflichtunterweisungen, abzubilden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Wiederholende Schulungen“. (coming soon!)
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Deadline
Aktivieren Sie die Einstellung „Pflichteinheit“ unter “Einstellungen”. Im Feld „Bearbeitungszeit (Tage)“ legen Sie fest, wie viele Tage Benutzer ab der Zuweisung Zeit haben, die Lerneinheit abzuschließen. Die Bearbeitungszeit kann nur in Tagen angegeben werden.
Aktivieren Sie die Option „Festes Datum“, wird anstelle der Anzahl der Tage ein Kalender im Feld „Bearbeitungszeit (Tage)“ angezeigt. Dort können Sie ein festes Datum festlegen, bis zu dem die Benutzer die Lerneinheit abgeschlossen haben müssen.
Ist zusätzlich die Option „Mit Wiederholung“ aktiviert, müssen Benutzer die Lerneinheit jedes Jahr bis zu diesem Datum erneut abschließen. In diesem Fall wird das Jahr bei der Datumsauswahl ausgeblendet, sodass die Deadline jährlich wiederkehrt.
Nachrichten
Zusätzlich zur ersten Benachrichtigung, die bei der ersten Zuweisung automatisch an alle Benutzer versendet wird, können bis zu zwei Erinnerungsnachrichten aktiviert werden.
Über die Felder „Erste Benachrichtigung (Tage vor Ende der Bearbeitungszeit)“ und „Zweite Benachrichtigung (Tage vor Ende der Bearbeitungszeit)“ legen Sie fest, wie viele Tage vor Ablauf der Bearbeitungszeit die Erinnerungen versendet werden.
Wird der Wert 0 eingetragen, wird die jeweilige Erinnerungsnachricht deaktiviert.
Vorgesetzte
Aktivieren Sie die Einstellung „Vorgesetzten nach Ende der Bearbeitungszeit benachrichtigen“, wird nach Ablauf der Bearbeitungszeit automatisch eine Benachrichtigung an den oder die Vorgesetzten des Benutzers versendet.
Optional können Sie die Einstellung „Benachrichtigung nur einmal an den Vorgesetzten senden“ aktivieren. In diesem Fall werden die Vorgesetzten nur beim ersten Durchlauf der Pflichteinheit benachrichtigt und nicht bei jeder Wiederholung.
Systemnachrichten
Die Systemnachrichten zur Pflichteinheiten finden Sie unter Administration > Konfiguration > Systemnachricht. Hinweis: Die IDs können von die in Ihrem System abweichen.
| ID | Betreff | Nachricht |
| 3 | Zugang zur Lerneinheit %reference.name% | %recipient.salutation%
Sie haben jetzt Zugang zur Lerneinheit ‘%reference.name%’. Bitte bearbeiten Sie die Lerneinheit bis %reference.mandatory_expiration%. Die Teilnahme ist obligatorisch und wird überprüft. |
| 4 | Erinnerung Lerneinheit %reference.name% | %recipient.salutation%
Sie haben die Lerneinheit noch nicht abgeschlossen ‘%reference.name%’. Bitte bearbeiten Sie die Lerneinheit bis %reference.mandatory_expiration%. Die Teilnahme ist obligatorisch und wird überprüft. |
| 5 | Lerneinheit %reference.name% nicht abgeschlossen | %learner.supervisor.salutation%
Teilnehmer %learner.first_name% %learner.last_name% hat die Lerneinheit ‘%reference.name%’ zum geplanten Termin nicht abgeschlossen %reference.mandatory_expiration%. Die Teilnahme ist obligatorisch. |
Pflichteinheiten in der Benutzeransicht
In der Kursübersicht
Benutzer erkennen Pflichteinheiten anhand der angezeigten Deadline auf der Kachel der Lerneinheit. Die Deadline wird zusätzlich auf der Informationsseite der jeweiligen Lerneinheit angezeigt.
Außerdem können Benutzer den Filter „Pflichteinheiten“ aktivieren, um ausschließlich Pflichteinheiten in der Kursübersicht anzuzeigen.
Im Benutzerprofil
Die Deadline einer Pflichteinheit wird im Benutzerprofil ausschließlich im Reiter „Lerneinheiten“ in der Spalte „Deadline“ angezeigt.
Diese Informationen sind nur für Vorgesetzte, Administratoren und Superadministratoren sichtbar. Benutzer sehen im eigenen Benutzerprofil keine Informationen zu Pflichteinheiten.
Auf dem Dashboard
Für Pflichteinheiten stehen zwei optionale Dashboard-Kacheln zur Verfügung:
„Ausstehende Pflichteinheiten“ zeigt die Anzahl der noch nicht abgeschlossenen Pflichteinheiten an. Ein Klick auf die Kachel öffnet die Kursübersicht mit aktiviertem Filter „Pflichteinheiten“.
„Nächste Pflichteinheit läuft am … ab“ zeigt die nächste bevorstehende Deadline einer noch nicht abgeschlossenen Pflichteinheit an. Auch diese Kachel führt per Klick zur Kursübersicht mit aktiviertem Filter „Pflichteinheiten“.
Beide Dashboard-Kacheln können unter Konfiguration > Dashboard > Benachrichtigungen über Lerneinheiten aktiviert oder deaktiviert werden.
Auf dem Dashboard „Mein Team“
Vorgesetzte sehen auf dem Dashboard „Mein Team“ eine Kachel mit einer Übersicht über den Status der Pflichteinheiten ihrer Teammitglieder.
Pflichteinheiten in den Statistiken
In den Lernstatus-Detailstatistiken kann der Filter „Nur Pflichteinheiten anzeigen“ aktiviert werden. Dadurch werden ausschließlich Pflichteinheiten ausgewertet.
Zusätzlich wird die jeweilige Deadline in der Spalte „Bearbeitungszeit bis“ angezeigt. Dadurch lassen sich Pflichteinheiten auch dann erkennen, wenn der Filter „Nur Pflichteinheiten anzeigen“ nicht aktiviert ist.
Für Pflichteinheiten stehen außerdem zusätzliche Filter zur Verfügung. Sie können gezielt nach überfälligen, heute fälligen, zukünftig fälligen oder nicht fälligen Pflichteinheiten filtern. Dadurch lassen sich ausstehende Pflichtschulungen schnell identifizieren und auswerten.
Die erste Benachrichtigung sowie alle Erinnerungsnachrichten an Benutzer und Vorgesetzte können in den Systemnachrichten-Statistiken ausgewertet werden.
Hinweise
Pflichteinheiten in Lernpfaden
Wird die Pflichteinstellung für einen Lernpfad aktiviert, muss der gesamte Lernpfad bis zur angegebenen Deadline abgeschlossen werden. Die Deadline wird anhand des Zuweisungsdatums des Lernpfads berechnet.
Alternativ können die Pflichteinstellungen für die einzelnen Lerneinheiten innerhalb des Lernpfads festgelegt werden. In einem sequenziellen Lernpfad wird die Deadline automatisch anhand des Freischaltungsdatums der jeweiligen Lerneinheit berechnet. Die erste Deadline richtet sich nach dem Zuweisungsdatum des Lernpfads. Alle weiteren Deadlines werden jeweils anhand des Abschlussdatums der vorherigen Lerneinheit berechnet. Dadurch erhält der Benutzer für jede Lerneinheit eine eigene Deadline.
Pflichtseminare
Wird ein Seminar als Pflichteinheit festgelegt, sollte jederzeit mindestens ein buchbarer Termin verfügbar sein. Die Pflichteinheit gilt erst dann als erfüllt, wenn ein Dozent, Administrator oder Superadministrator den Termin abschließt – nicht bereits, wenn die Teilnahme des Benutzers bestätigt oder als teilgenommen markiert wurde.
Pflichtkurse
Wird eine Pflichteinheit zurückgesetzt – entweder automatisch nach Ablauf der Gültigkeitsdauer oder manuell durch einen Administrator –, wird die Deadline auf Grundlage des neuen Zuweisungs- bzw. Rücksetzungszeitpunkts neu berechnet.
Wird währenddessen eine neue Version des Kurses veröffentlicht, behält der Benutzer seine ursprüngliche Deadline – auch dann, wenn er den Kurs noch nicht gestartet hat und automatisch auf die neueste Version wechselt.
Zuweisung von Pflichteinheiten
Verliert ein Benutzer den Zugriff auf eine noch nicht gestartete Pflichteinheit und erhält diesen später erneut, wird die Deadline anhand des neuen Zuweisungsdatums neu berechnet. Bereits abgeschlossene oder begonnene Pflichteinheiten behalten ihre ursprüngliche Deadline. Wird eine bereits abgelaufene Pflichteinheit erneut zugewiesen, wird die Deadline auf Grundlage der neuen Zuweisung neu berechnet.
Achten Sie bei neuen Benutzern auf das Zuweisungsdatum der Pflichteinheit. Werden Benutzer bereits vor ihrem tatsächlichen Startdatum im LMS angelegt und erhalten dabei bereits Pflichteinheiten, kann es vorkommen, dass Deadlines ablaufen, bevor sich die Benutzer erstmals im LMS anmelden.Dies ist insbesondere bei automatischen Benutzerimporten oder Synchronisationen mit Active Directory (AD) oder einem Personalverwaltungssystem zu beachten.
Bei Fragen zum Benutzerimport oder zur Synchronisation wenden Sie sich bitte an nectar-support@fkc-online.com.